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Last updated 2 days ago
Notion 表單兩個應用案例教學：建立客服網頁，讓專案團隊回報資料更方便
2 days ago
Notion 前幾天的發布會推出了不少新功能，而其中一個無論免費、付費用戶都立即可用的更新，就是「表單（ Forms）」。相信習慣線上文書作業的朋友都會「表單」不陌生，像是「 Google 表單」可以用來設計簡易的報名網頁、收集客服回饋，甚至用來處理團隊的工作狀態回報，乃至於記帳。（延伸教學：Google 表單不是只能做問卷， 你沒想到的10個活用案例教學）我之前分享過利用 Google 表單來設計記帳工具，或是工作狀態回報的系統，好處就是「表單」方便填寫，填寫時不容易出錯，但可以設計出固定的資料格式，於是最後表單收集的回饋結果，就可以統整成有利於統計結算的試算表、資料庫。Notion 最近推出的表單工具也有異曲同工之妙，旨在解決在資料管理和文件協作過程中的一個核心問題：如何讓團隊成員、服務對象能夠更準確、更快速地輸入內容？「表單」這項新功能可以用來建立更有效的工作流程，並且和 Notion 的資料庫無縫整合。或許你曾經嘗試在...
3種 AI 工具自動拆解教材、論文PDF，生成練習題庫！老師學生必備
8 days ago
AI 工具對於教學、學習來說是很好的幫手，他當然不能取代我們自己的學習，但如果需要製作、整理學習過程的教材、筆記，乃至於需要一個練習的對象，這時候 AI 工具確實是快速而有效的選擇。例如我在電腦玩物就介紹過一系列 AI 學習的相關應用：實測 Claude AI 將一篇枯燥論文，生成老師給孩子的網頁互動遊戲畫張圖說得更清楚！ Napkin 用 AI...
會議記錄不麻煩！我常用兩個 Evernote AI 功能整理錄音、手寫筆記
13 days ago
這一年來，Evernote 換了新團隊、新公司後，整個系統、功能、甚至介面的使用流程，以及筆記同步編輯的速度，都有了許多的改進與提升。我也看到新的團隊在 Twitter 上非常認真地分享他們的改進策略與進度，讓我這位多年使用者仍然繼續使用下去。在這一年裡，Evernote 加入了許多與 AI 相關的功能，除了我之前介紹過的 AI 搜尋（Evernote 新一代 AI 搜尋實測，解析從...
Google 文件推出「分頁」，高效整理專案文件、論文研究資料庫
20 days ago
當你在使用 Google 文件處理報告和整理資料的過程中，是否曾經遇到下面這些困擾呢？在協作中容易因不同文件分散導致找不到最新版本或相關資料？長文檔中難以快速找到不同章節或重點內容，影響效率？花費時間整理資料夾，卻還是沒辦法更高效地整理專案、報告、書稿等文件資料？當我們在 Google 雲端硬碟多人協作專案時，專案一複雜，文件就變多，常常需要花費額外的時間去整理資料夾，但最後大家也容易搞不清楚最新版本的文件到底在哪裡，搞不清楚到底應該處理哪一份文件才好。或者，在我和作者一起撰寫書籍的過程中，一本書可能有十萬字以上的內容，我們希望能夠在同一份 Google 文件中共同編輯與協作，然而，文件過於冗長的時候，即使有大綱目錄功能，還是會載入速度變慢，影響我們的工作效率。不管是你正在進行一項專案、處理論文研究報告，還是撰寫書稿，如果能夠集中管理所有文件內容，又能清楚分類、排序，那麼整個管理過程就會變得輕鬆很多。Google 文件最新推出的「分頁功能」就可以更有效解決上述的問題，讓我們在處理大量專案文件、整理研究資料庫時，不再需要多次切換文件，透過集中管理與協作，並做出簡單直接的分層排序，從而大幅提升工作效率。Google 文件的「分頁功能」目前開始逐步對所有用戶開放，你可以看看自己的文件是否獲得相關新功能。「分頁」有這些功能特性：一份文件中可以建立分頁（類似子文件頁面，當資料都在一份文件中，但可以分層管理）分頁清單本身還可以分層、排序（於是可以設計專案的輕重緩急邏輯）每個分頁有專屬連結（所以可以分享單獨分頁，連結到其他文件、檔案中使用）可以收合分頁與分頁大綱（讓整理清單可長、可短，方便瀏覽與使用）分頁標題可以命名、加上表情符號（讓每個分頁的用途、重點更明顯）我目前開始把 Google 文件的「分頁」用在下面用途，你也可以試試看：把一個專案的所有文件統一管理（例如：目標文件、規格文件、進度文件、銷售文件等等，全部在一份協作文件中用分業管理）（例如：一個課程的所有教學相關文件統一在一份文件管理）讓超長文件有更好的分層管理（例如：一本書、一篇論文的不同章節）例行文件的統一管理（例如：一個專案的多次會議記錄，可以在一份文件中排序）（例如：用一個文件建立內部資料手冊與知識庫管理）專案、報告任務的分配（例如：用一份文件建立每個協作者的任務文件並統一管理）如果再把這樣的 Google...
實測用《 ChatGPT x Excel 自動化工作聖經》技巧，設計自動規劃電動車里程電量的 Google 試算表
22 days ago
最近，我協助「查特普拉斯」的樂咖老師完成了他的最新著作《ChatGPT × Excel 自動化工作聖經》。這本書其實不需要我花太多力氣推廣，因為它早已在電腦類書籍排行榜上名列前茅，長時間穩居前兩名，並且獲得了許多讀者的好評。在企劃與製作這本書的過程中，我們鎖定了一個非常重要的焦點：不再使用傳統的方式學習 Excel，而是要在這個 AI 時代，真正從 AI 出發，透過 ChatGPT 幫助我們處理 Excel...
ChatGPT Canvas 全新 AI 寫作、程式碼編輯工具，不再只能對話！
28 days ago
ChatGPT 最近推出會主動思考推理的「 o1-preview 」，以及更即時、自然的「進階語音對話模式」後，今天又再次推出新功能：「 ChatGPT Canvas 」，這是基於 GPT-4o 架構開發的全新 AI 寫作、程式碼編輯介面。讓 ChatGPT...
設定提醒還是遺漏、混亂？建立不過度依賴提醒的第二大腦工作流
29 days ago
最近我收到一位《高效人生工作法圖解》讀者的提問，分享了一個困擾：他正在挑戰連續 30 天發表短文的目標，但上週六卻因為去看演唱會而完全忘記了這件事，導致挑戰中斷。雖然他在行事曆中排好演唱會的行程，也在待辦工具上設定了每天晚上 8 點 30 分撰寫文章的提醒，但當演唱會當天提醒出現時，他已經在現場，無法處理發文任務，結果計畫被打斷了。這位讀者感到懊惱，並提出一個問題：當提醒分散在不同工具時，該如何設計一個有效的系統，讓自己不會遺漏重要的任務呢？類似這樣的案例，相信許多朋友都有遇過。但這時候或許真正的問題不是在於時間提醒，而是在我們工作流程的設計。實際上，依賴時間提醒，還有一些常見的問題：過度依賴時間提醒，更容易追著時間跑：當提醒彈出時，往往已經是事情最緊急的時刻，這時我們很可能沒有餘裕來應變，變成只能追著時間跑，壓力倍增。提醒的通知本身就是容易被忽略：當我們依賴彈出通知來處理任務時，很容易因為內外的干擾而忽略提醒。例如，可能在忙其他事情而???過了通知，這會導致我們遺漏應需要處理的事項。提醒反而成為拖延的藉口：我們常常設定某個具體時間來完成任務，但這樣的做法有時會讓我們拖延到提醒時間才去處理。而其實，許多空檔時間可以提前完成這些任務，但我們卻依賴提醒來決定何時開始行動，這反而讓事情變得更緊急。提醒造成更多干擾：當你同時收到來自郵件、即時通訊、行事曆和代辦清單的提醒時，這些通知可能會淹沒真正重要的任務，最終讓我們錯過關鍵事項。提醒帶來壓力與缺乏自主性：過多的提醒可能帶來壓力，讓我們感覺必須照著提醒行事，但反而更加抗拒，失去了工作流程中的自主性。那麼，解決方案是什麼？在接下來的文章中，我會分享如何透過「防彈筆記法」建立一個「不用依賴提醒」的「第二大腦」工作流程。這個流程可以讓你減少對提醒的依賴，降低壓力和干擾，並且不會因為提醒漏掉重要的事情。（延伸參考：依賴你的簡單工作流程，而不是複雜整理系統，我的實戰案例分享）真實案例解析：不用依賴提醒的第二大腦工作系統當我自己在「防彈筆記法」的第二大腦工作系統中進行工作安排時，應該如何對應上述的例子？（延伸教學：防彈筆記法中如何做好任務筆記的行動提醒？我的主動式提醒方法）這時候的工作流程會是這樣的：首先，根據「一個任務一則筆記」的原則，我應該有一則關於演唱會的資料與準備流程的任務筆記，並且也有一則挑戰連續 30 天短文撰寫的任務筆記。在「演唱???」的任務筆記中，會包含演唱會的訂票資訊、時間地點、前往的交通方式，甚至數位票券檔案等都整合在這個筆記中。而在「挑戰連續 30 天短文撰寫」的筆記中，則會包含我正在進行的題目、已完成的待辦清單、接下來要寫的題目清單、文章的風格設定等資料，甚至每一個參考資料的相關連結。（下圖雖然不是案例中真正的演唱會與30天寫作挑戰任務筆記，但是是我自己系統中類似主題，真實的任務筆記樣貌。）雖然在不同的筆記工具中也確實可以設定一些提醒，但提醒對我來說往往是最後一道防線：最好能夠讓我在「提醒之前」，就能在自己的工作系統、工作流程中「主動看到」他們，自己採取行動，這樣才是更有效率的工作流。下圖中，像是 Evernote...
Google NotebookLM 影音升級：用 AI 學習英文 YouTube 影片、 整理大量錄音檔最佳工具
about 1 month ago
Google NotebookLM 是一個強大的工具，可以讓我們上傳各種不同內容，建立屬於自己的 AI 資料庫。透過這個工具，我們可以用自己專屬的文件、簡報、網頁、文章，讓 AI 生成各種新的報告、文案、文章，甚至是客服解答。這個工具在我過去許多 AI 課程中，讓很多團隊和公司都覺得非常實用。比起從別人的資料庫中生成內容，直接從自己的專業文件與專屬知識中獲得 AI 回應，對工作的應用性來說更有效。今天，Google NotebookLM...
ChatGPT 進階語音對話純測試心得：腦力激盪、即時口譯、冥想教練，台語也能通
about 1 month ago
ChatGPT 之前讓許多人驚豔的「進階語音模式」功能，今天開始陸續針對 Plus 與 Team 用戶推出。這個模式最大的特色，就是可以用更加自然（接近於真的跟一個人聊天）的對話方式，讓使用者透過語音與 AI 進行交流。相較於舊版的功能，新的語音交談過程更加流暢、AI 反應迅速、接話過程幾乎沒有等待，也能隨時打斷 AI、插入新話題，除了可以支援多國語言在同一個對話中自由切換外，還能讓 AI 模仿或調整各種對話風格等等。那時候在...
Google 錄音 App 內建 AI 轉錄繁體中文語音逐字稿，可中英日切換
about 1 month ago
利用 AI 進行語音轉文字，是我自己多年來常常使用的工作流程，無論是語音轉錄會議逐字稿、語音輸入筆記內容，或者像是最近一年來我更常使用「利用 ChatGPT App 寫語音筆記，提升輸出效率的秘密武器」，搭配不同工具，讓各種情境下可以快速「用說的」完成內容，確實更輕鬆、更節省時間，甚至也能從大腦中挖掘出更多想法。除了即時的語音轉文字，也有很多情境，我們需要的是把「錄音檔」的內容轉成逐字稿，所以我之前在電腦玩物也介紹過「Buzz 用 AI 一鍵影音轉文字：免費準確的語音轉字幕、逐字稿軟體」這樣的免費、單機軟體，可以把長時間的錄音檔內容，轉成字幕、逐字稿。今天這篇文章，我則是想來分享一下，最近在 Google Pixel 系列手機上內建的錄音工具，開始支援繁體中文等多國語言內容的轉錄後，也變成很好用的一個會議紀錄、語音筆記...
畫張圖說得更清楚！ Napkin 用 AI 幫你的簡報文章手繪視覺思考圖
about 2 months ago
今天要跟大家介紹一個很有意思，也可能對老師、創作者、常做簡報的職場工作者很有幫助的 AI 工具：「 Napkin （餐巾紙）」，這是一個 AI 會根據我們提供的文字，創作手繪圖表、圖解、圖說的線上工具。為什麼叫做 Napkin（餐巾紙）？如果你看過可以說是簡報經典著作的《簡報 Show and tell》、《餐巾紙的背後》作者丹‧羅姆（Dan Roam）系列書籍，你應該就能心領神會。下圖是我...
ChatGPT o1 會思考的 AI 新舊版實測比較表格：翻譯、摘要、企劃、文案與寫程式
about 2 months ago
OpenAI 今天發布「 ChatGPT o1-preview」，是會嘗試主動思考的 AI 語言模型， ChatGPT Plus 訂閱用戶現在就可使用。根據 OpenAI 的說法：「我們訓練這些模型（ChatGPT o1-preview）在回應前花更多時間思考問題，就像人類一樣。透過訓練，它們學會精煉思考過程、嘗試不同策略，並能察覺自己的錯誤。」「如果您正在解決科學、程式設計、數學和相關領域的複雜問題，這些增強的推理能力可能特別有用。」我自己在講...